MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA

Pegawai merupakan Sumber Daya Manusia yang harus diperlakukan sebagai Asset yang dari hari kehari senantiasa berubah sesuai dengan lingkungan yang membentuknya. Perubahan itu dapat terjadi yang bersifat positif atau meningkatkan kualitas hidupnya dan ada juga yang bersifat negatif atau menurunkan kualitas hidupnya. Manusia adalah mahluk yang dianugerahi dengan kelebihan akal pikiran dan perasaan, namun manusia juga bukan berarti mahluk yang bisa diarahkan sesuai dengan yang kita inginkan. Ingat rambut sama hitam namun isi kepala siapa yang tahu, inilah yang menjadi tantangan terbesar dalam menjalankan pola kepemimpinan di dalam pelaksanaan tugas sehari-hari .

       Kepemimpinan merupakan amanah yang harus dijalankan dan dipertanggung jawabkan secara terus menerus. Ukuran keberhasilan dan kepuasan yang hakiki dari kepemimpinan adalah menciptakan Sumber Daya Manusia yang berpikiran positif dan senantiasa terus dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas pemikiran, kuallitas bekerja, maupun kualitas penghargaan terhadap diri dan lingkungannya.

       Dengan menghadapi Sumber Daya Manusia yang sedemikian kompleks ini tentunya dituntut kemampuan lebih untuk mengorganisir masing-masing pegawai dari yang memiliki jabatan Low Management, Middle Management, sampai Top Management. Mengorganisir semuanya tentu bukanlah perkara semudah membalik tangan, namun kiat-kiat yang dapat dilakukan seorang pimpinan untuk menjalankan prinsip sama-sama bekerja dan bekerja sama, adalah :

A.        Menjadi Teladan Bagi Pegawai

       Teladan merupakan kata yang tepat untuk menggambarkan kondisi pimpinan yang dapat ditiru dan dicontoh, namun dalam kata teladan juga mengandung beban untuk bagaimana mempertahankannya bahkan untuk meningkatkannya. Dari kata ini maka dapat saya definisikan bahwa Teladan adalah kondisi sifat, watak, karakter, daya pikir, dan daya kerja yang didukung dengan kemampuan lebih yang tidak dimiliki oleh orang lain yang dapat memberikan inspirasi, dorongan kuat dan kemauan kepada lingkungannya untuk berubah kearah yang lebih baik.

Untuk memberikan teladan yang baik yang dapat ditiru dan dicontoh oleh semua pegawai seorang pemimpin dapat menerapkan pepatah yang menyatakan bahwa ’Bercerminlah untuk melihat dirimu, sebelum engkau menjadi cermin bagi yang lain’. Berdasarkan hal ini maka konsep Keteladanan yang dapat terapkan untuk saling asih, asah  dan asuh adalah :

1.         Menjadi Orang Tua Bagi Pegawai

Orang tua adalah sumber keteladanan bagi anak-anaknya, jika anak mendapatkan keteladanan yang baik dari orang tuanya maka mereka akan memiliki pedoman dalam bertingkah laku dan bertutur kata. Harus disadari bahwa selama hari kerja dan selama kurang lebih 9 ½  s.d. 12 jam hidup kita dihabiskan di lingkungan tempat bekerja.

Oleh karena sebagai orang tua bagi pegawai di tempat bekerja, maka pendekatan psikologis yang harus dijalani adalah bertingkah laku dan bertutur kata sebagaimana layaknya orang tua. Bertingkah laku untuk menjadi orang yang dapat memberikan perlindungan, pengawasan dan pembelajaran atas ketidaktahuan dan ketidakmengertian dari anak-anaknya. Bertutur kata untuk menjadi orang yang setiap ucapannya dapat didengar dan ditaati, dan menjadikan pembawa kesejukan bagi anak-anaknya.

Pintu ruangan pimpinan hanyalah simbol dari ’keberadaan jabatan’ yang melekat, sudah sepatutnya biarkan terus terbuka untuk menerima para pegawai yang ingin bertemu dan bertatap muka langsung guna menerima semua persoalan dan hambatan kerja yang dihadapi untuk dicarikan solusinya yang terbaik.

Pengalaman telah membuktikan bahwa berapa banyak anak-anak yang tidak mendapatkan perlakuan yang layak dari orang tuanya, karena adanya dinding pemisah atas keberadaan diri akhirnya bertindak dan bertutur kata yang tidak baik dan benar. Jika ini semua dibiarkan maka akan terjadi kesenjangan jarak yang semakin jauh dari rasa saling mengasihi antara pimpinan dengan para pegawainya.

2.         Menjadi Sahabat Bagi Pegawai

Sahabat adalah orang terdekat yang bisa dengan segera untuk menjadi tempat berbagi kebahagiaan dan kesedihan. Kepala Kantor sebagai sahabat dari para pegawainya menunjukan adanya kedekatan emosional dalam hubungan pekerjaan dimana seluruh jalur proses pekerjaan berhulu dari level pelaksana dan berhilir di atasan langsungnya kemudian bermuara kepada seorang pimpinan.

Apabila ada hambatan proses pekerjaan di level pelaksana maka kawan terdekatnya adalah atasan langsungnya, jika ini juga masih terjadi hambatan maka sahabatnya adalah Pimpinan yang bisa dijadikan tempat untuk mendiskusikan dan mencari solusi dari setiap persoalan pekerjaan yang dihadapi. Jadi tidak ada persoalan yang tidak dapat dipecahkan, karena disini terjalin sifat saling mengasah pengalaman yang dimiliki.

3.         Menjadi Guru Bagi Pegawai

Guru adalah sumber dari segala pengetahuan yang dapat menjadi pembimbing dan penerang bagi jalan menuju pencapaian cita-cita. Sungguh mulia menyandang sebutan ’Guru’, karena guru adalah orang yang digugu dan ditiru, dengan keluasan pengetahuan yang dimiliki dan sifat bijak yang ada pada dirinya. Pimpinan adalah orang yang dianggap serba tahu dan serba bisa oleh para pegawainya, oleh karenanya  dituntut untuk mendisiplinkan diri membuka wawasan berpikir dan senantiasa menambah pengalaman dalam berbagai bentuk pemecahan persoalan pekerjaan dengan selalu membangun komunikasi aktif antar sesama management. Ini semua menunjukan bahwa semakin banyak yang kita ketahui semakin luas wawasan pola berpikir kita di dalam memandang persoalan pekerjaan yang ada, dengan demikian semakin arif juga dalam mengambil keputusan dan tindakan.

B.        Menjalin Komunikasi Dengan Pegawai

       Hubungan di dalam dunia kerja yang menghendaki adanya hirarki karena adanya jabatan yang disandang oleh seorang pegawai, sering hal ini menjadikan pembatasan hubungan kerja yang satu dengan lainnya padahal jika kita memandang kantor tempat kita bekerja merupakan suatu organisasi yang memiliki sistem yang saling berkaitan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Oleh karena organisasi merupakan suatu sistem maka pekerjaan-pekerjaan yang ada adalah bagian dari sub sistem yang ada.

Pertanyaan dasar yang timbul adalah bagaimana sub sistem itu dapat saling terkoneksi yang mana masing-masing pekerjaan ditangani oleh masing-masing pegawai, jawabannya tentu adalah ’Komunikasi Antar Pegawai’. Dengan komunikasi antar pegawai maka tidak ada lagi yang namanya dinding pemisah dan jarak yang sedemikian rumitnya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Untuk menciptakan komunikasi yang baik antar sesama pegawai yang dapat menghilangkan sekat jabatan dan formalitas kaku yang ada di organisasi, maka dapat diterapkan pepatah yang menyatakan bahwa ’Banyak mendengarkan lebih baik daripada banyak bicara’ dan ’jangan melihat siapa yang berbicara tetapi dengarkan apa yang disampaikan’. Berdasarkan hal ini maka konsep Komunikasi Antar Pegawai yang diterapkan untuk saling menjalankan fungsi sub sistem dari pekerjaan-pekerjaan yang ada, adalah :

1.         Komunikasi Antar Pribadi

Hal ini tercipta apabila pegawai mau menghilangkan dinding atau sekat pembatas formalitas yang kaku, setiap pegawai dapat berbicara langsung menyampaikan semua pengetahuan dan ketidaktahuannya kepada pimpinannya demikian pula sebaliknya kapanpun dan dimanapun dengan batas-batas tata krama yang ada. Dengan membangun komunikasi antar pribadi maka akan tercipta yang namanya Pendengar Yang Baik dan Pembicara Yang Baik . Disini kita hanya menampung semua informasi kedalam bentuk komunikasi verbal yang dapat dijadikan sumber dan bahan pengetahuan, pembicaraan dan persoalan-persoalan yang masih menjadi bahan pemikiran atau pemecahannya di masa kini dan      di masa yang akan datang.

Penciptaaan komunikasi antar pribadi menjadikan pegawai merasa dihargai sebagai bagian dari proses sistem yang berjalan di suatu  organisasi.

2.         Komunikasi Formal

Hal ini tercipta dengan mengadakan kembali pertemuan rutin dan pertemuan insidental yang menghendaki komunikasi organisasi harus segera disampaikan dalam rentang waktu tertentu atau yang bersifat kausalitas. Dahulu dan sampai dengan saat ini kita mengenal yang namanya ”konsolidasi”, ini merupakan proses saling mengenal dan memahami lebih dalam dari setiap persoalan yang timbul dan harapan yang diinginkan bersama kedepannya.

3.         Komunikasi Legalitas

Hal ini tercipta karena memang diperlukan untuk memberikan kapasitas dan tanggung jawab yang lain dari yang telah ada selama ini. Dengan demikian maka akan memberikan kepada pegawai yang bersangkutan legalitas untuk bekerja. Komunikasi Legalitas ini dapat berupa keputusan pimpinan dalam bentuk penunjukan seorang pegawai untuk memiliki kewenangan dan tanggung jawab baru dalam pelaksanaan tugasnya.

C.       Menegakkan Disiplin Pegawai

·          Salah satu tugas yang terberat sebagai seorang pimpinan adalah pembinaan pegawai, dimana membutuhkan cara dan formulasi yang tepat untuk menanganinya. Begitu banyak persoalan yang ditimbulkan dengan adanya aktivitas pegawai terutama aktivitas yang bersifat tidak sesuai dengan peraturan kepegawaian yang berlaku, namun kita harus mensikapinya sebagai suatu tantangan yang harus dihadapi untuk menciptakan kondisi ideal yang diinginkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Pegawai memiliki keinginan dan kemauan yang senantiasa menuntut untuk diakomodir, namun sering pula terjadi keinginan dan kemauan itu hanya untuk memuaskan dirinya dibandingkan dengan kewajibannya untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya, oleh karenanya sering terjadi pegawai lebih banyak menuntut hak daripada melaksanakan kewajibannya.

Kini pada setiap organisasi disamping mengenal adanya peraturan organisasi yang telah ada, juga diharuskan mematuhi ketentuan yang mengikat mengenai kewajiban yang harus dijalankan dan larangan yang harus dipatuhi dalam bentuk yang kita kenal selama ini                  yaitu Kode Etik.

Kode Etik adalah pedoman sikap, tingkah laku dan perbuatan yang mengikat pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya serta dalam pergaulan hidup sehari-hari. Kode Etik merupakan pembatas dan koridor yang memberikan petunjuk dan arahan apa yang harus diperbuat dan apa yang dilarang untuk dilakukan.

Pertanyaan mendasar yang perlu mendapatkan jawaban komprehensif adalah apa yang harus dilakukan untuk mencegah dan / atau menjatuhkan hukuman disiplin terhadap pegawai yang bertindak melanggar peraturan organisasi yang berlaku.

Adapun kiat-kiat yang dapat dijalankan oleh seorang pimpinan untuk mengarahkan pegawai tidak melanggar aturan organisasi dan tindakan yang harus diambil apabila terjadi pelanggaran adalah :

1.         Tindakan Persuasif / Prepentif

·          Tindakan yang diambil dengan melakukan pendekatan dari hati ke hati antara Kepala Kantor dengan semua pegawai dimana saya secara pribadi memperkenalkan diri dengan menemui semua pegawai yang ada, untuk memperlihatkan betapa sayang dan perhatian lebih yang bisa saya berikan kepada semua pegawai.

·          Di dalam pendekatan dari hati ke hati mengandung unsur pencegahan sejak dini agar tidak timbul persoalan pelanggaran aturan organisasi. Pimpinan harus menunjukan kepada pegawai bahwa sebagai pimpinan juga terikat dengan aturan organisasi, hal ini berarti bahwa Tidak ada seorangpun pegawai yang tidak terkena Hukuman Disiplin jika memang mereka telah melanggarnya termasuk diri seorang pimpinan.

·          Konsep pendekatan Tindakan Persuasif / Prepentif sebenarnya lahir karena semua manusia memiliki keinginan namun tidak semua semua keinginan harus dapat terpenuhi. Disinilah nanti apa yang saya sebut sebagai ”hukum perimbangan Pelaksanaan Hak dan Kewajiban” berlaku. Jika seorang pegawai menginginkan semua hak-hak kepegawaiannya dipenuhi maka dia juga harus menjalankan semua kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian maka ”Mencegah Lebih Baik Daripada Mengobati’.

2.         Tindakan Represif

·          Tindakan yang diambil dengan melakukan pendekatan awal kedinasan sebelum proses penjatuhan hukuman disiplin ditegakkan. Hal-hal yang akan dilakukan adalah : (1) Pegawai  akan dimintai keterangan awal oleh atasan langsungnya sehubungan dengan pelanggaran disiplin yang dilakukan dan memberikan laporan tertulis kepada top management untuk menjadi referensi bagi saya dalam mengambil tindakan tepat. (2) kepada pegawai diberikan kesempatan untuk berubah dan tidak mengulangi perbuatan melanggar aturan kepegawaian kembali.

·          Ini akan menjadi beban moril apabila pegawai yang melakukan pelanggaran tidak mengabaikan ketentuan organisasi yang berlaku karena pada prinsipnya ’tidak ada satu orang tuapun di dunia ini yang ingin memberikan hukuman kepada anaknya’.               Namun hukum tetap harus ditegakan walaupun pahit.

3.         Tindakan Hukuman Disiplin

·          Tindakan yang diambil merupakan tindakan akhir yang harus dijatuhkan sehubungan dengan pelanggaran aturan organisasi yang berlaku yaitu hukuman disiplin. Hukuman Disiplin adalah hukuman yang dijatuhkan kepada pegawai karena melanggar peraturan yang telah ditentukan. Penjatuhan hukuman disiplin ini dapat berupa : (1) hukuman disiplin ringan, (2) hukuman disiplin sedang dan (3) hukuman disiplin berat.

·          Jika tindakan ini yang harus diambil, maka ini adalah yang terbaik dari sebaik-baiknya tindakan untuk menegakkan aturan ”Dimana Bumi Dipijak Disitu Langit Dijunjung”, dan ”Pelanggaran dan Hukuman adalah Dua Sisi Mata uang yang berbeda”.

 Keberhasilan pencapaian melaksanakan tugas untuk memimpin merupakan tanggung jawab bersama dari segenap pegawai yang ada yaitu : pegawai, low management, middle management, dan top management. Sebagai seorang pimpinan tentunya memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola sumber daya yang ada agar dapat bersinergi aktif untuk mencapainya.

      Adapun kiat-kiat yang dapat dijalankan seorang pemimpin untuk mencapai harapan tersebut di atas adalah :

A.        Inovasi-Inovasi Yang Dilakukan

       Disamping adanya Visi organisasi yang mencerminkan harapan yang ingin dicapai dimasa yang akan datang ; dan Misi organisasi yang merupakan tujuan dari dibentuknya organisasi ; tentunya organisasi juga mengenal adanya Nilai-Nilai Acuan yang menjadi pedoman untuk mewujudkan Visi dan Misi organisasi tersebut dengan berpedoman pada sikap :

§           Integritas : Menjalankan tugas dan pekerjaan dengan selalu memegang teguh kode etik dan prinsip-psrinsip moral, yang diterjemahkan dengan bertindak jujur, konsisten dan menepati janji.

§           Profesionalisme : Memiliki kompetensi di bidang profesi dan menjalankan tugas dan pekerjaan sesuai dengan kompetensi, kewenangan, serta norma-norma profesi, etika dan sosial.

§           Inovasi : Memiliki pemikiran yang bersifat terobosan dan / atau alternatif pemecahan masalah yang kreatif, dengan memperhatikan aturan dan norma yang berlaku.

§           Teamwork : Memiliki kemampuan untuk bekerjasama dengan orang / pihak lain serta membangun network untuk menunjang tugas dan pekerjaan.

·          Dengan adanya Nilai-Nilai Acuan ini maka di dalam melakukan inovasi-inovasi yang bertujuan menggali segenap potensi yang ada baik potensi Sumber Daya Manusia, Sumber Daya Lingkungan, dan Sumber Daya Agregat yang dapat lakukan pimpinan adalah :

1.         Sumber Daya Manusia

·          Pegawai adalah Sumber Daya Manusia yang menjadi motor penggerak daripada berhasilnya pencapaian tujuan suatu organisasi, oleh karena itu pegawai senantiasa harus perlakukan sebagai Asset yang memiliki segenap potensi kualitas yang dapat dikembangkan dan ditingkatkan, dengan menjalankan cara kepemimpinan yang diajarkan oleh Ki Hajar Dewantara yaitu :

-            Ing Ngarso Sung Tulodo : Pemimpin adalah orang yang berdiri paling terdepan yang memberikan dan menjadi teladan bagi yang dipimpinnya.

-            Ing Madyo Mangung Karso : Pemimpin harus senantiasa berada di tengah-tengah orang yang dipimpinnya yang dapat memberikan dukungan dan bekerja sama dan sama-sama bekerja.

-            Tut Wuri Handayani : Pemimpin hendaknya menjadi orang yang senantiasa mendorong orang-orang yang dipimpinnya untuk berani tampil maju kedepan dan memberikan inspirasi baru.

Inovasi ini terlihat sederhana namun memiliki dampak yang sedemikian besarnya dimana pegawai merasa memiliki pemimpinnya dimanapun dia berada, oleh karenanya sekecil apapun inovasi yang dapat diberikan tentunya harus membawa dampak yang besar bagi keberhasilan pencapaian pelaksanaan tugas.

2.         Sumber Daya Lingkungan

Pencapaian keberhasilan pelaksanaan tugas tentunya tidak terlepas dari potensi sumber daya lingkungan yang ada yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan Internal adalah lingkungan yang berada di dalam organisasi yang meliputi (1) lingkungan kantor dan (2) lingkungan ruang bekerja, maka Inovasi yang dapat lakukan pimpinan adalah dengan melakukan eksplorasi seluruh lingkungan yang ada dengan melihat dan meninjau langsung kemudian mengambil tindakan yang seharusnya dengan berpedoman pada : (a) yang tidak rapi harus dirapikan, (b) yang tidak bersih harus dibersihkan, (c) yang kurang nyaman harus dibuat nyaman, (d) yang kurang aman harus dibuat aman dan               (e) yang kurang indah harus diindahkan.

Sedangkan untuk lingkungan eksternal maka inovasi yang harus lakukan adalah : melakukan analisa SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, and Threat) sehingga organisasi benar-benar dapat mengenal secara detil dengan cara mencari sumber potensi yang baru yang dapat digali dari lingkungan sekitar.

Inovasi ini terlihat sudah baku namun memiliki dampak jangka panjang yang menjadi pedoman untuk bekerja dan berkarya.

3.         Sumber Daya Agregat

·          Merupakan kekuatan potensi lain di luar potensi yang sudah ada yang dapat memberikan kontribusi langsung atas keberhasilan pencapaian tugas misalnya faktor politik, ekonomi, hukum, keamanan nasional dan sosial budaya, maka Inovasi yang dapat dilakukan seorang pimipinan adalah senantiasa mengajak kepada segenap pegawai untuk membaca setiap perubahan yang terjadi di dalam dinamika kehidupan berorganisasi sehingga sekecil apapun perubahan yang mengarah potensial lost (kehilangan potensial) organisasi dapat diantisipasi dan dicarikan penggantinya ; dan sekecil apapun perubahan yang mengarah potensial growth (pertumbuhan potensial) organisai dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Pengalaman telah mengajarkan kepada kita semua bahwa ’sedia payung sebelum datangnya hujan’ lebih baik daripada ’menyesal kemudian tiada arti’.

·          Inovasi ini memang sangat mengandung kemungkinan untuk gagal dan kemungkinan untuk berhasil, namun jika ini menjadi kegagalan bukan berarti menjadi penghambat keberhasilan demikian pula sebaliknya jika ini merupakan keberhasilan maka dampaknya dapat ditularkan.

B.        Prestasi Yang Dicapai

·          Keberhasilan adalah tercapainya keinginan dalam bentuk wujud yang sebenarnya yang akan menjadi tolak ukur dalam pengambilan langkah-langkah selanjutnya. Dari sekian banyak prestasi yang berhasil dicapai oleh seorang pimpinan tentunya tidak terlepas dari prestasi segenap pegawai yang ada. Prestasi-prestasi tersebut adalah prestasi yang menjadi kebanggaan berupa prestasi kerja, prestasi karya dan prestasi karsa yang dapat diungkapkan, yaitu :

1.         Prestasi Kerja

·          Prestasi yang sesungguhnya dari kepemimpinan seorang pimpinan adalah tercapainya tujuan organisasi.

2.         Prestasi Karya

Prestasi karya merupakan salah satu prestasi pendukung atas keberhasilan pencapaian prestasi kerja dimana begitu banyak program dan kegiatan yang harus dijalankan guna mewujudkan Misi yang telah dibuat.

3.         Prestasi Karsa

Prestasi karsa juga merupakan salah satu prestasi pendukung atas keberhasilan pencapaian prestasi kerja, ini disebabkan karena adanya tindakan-tindakan positif yang diambil dan mengakibatkan timbulnya prestasi lebih dibandingkan masa-masa sebelumnya dengan berprinsip pada ”hari ini lebih baik dari hari kemarin - dan hari esok lebih baik dari hari ini”.

Dengan adanya keberhasilan tersebut di atas maka diharapkan kedepannya dapat dipertahankan dan terus ditingkatkan dengan menjadikan keberhasilan sebagai evaluasi awal menuju keberhasilan-keberhasilan berikutnya.

Oleh karena itu dengan bangga seorang pemimpinan dapat mengungkapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada segenap pegawai atas persembahan bukti nyata dari pencapaian prestasi dengan tetap selalu mengingatkan : ”PRESTASI TERBAIK TERLAHIR DARI SALING MENGINGATKAN DAN MEMBUKTIKAN”.